Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp

Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp; các cấp độ lắng nghe & các bước lắng nghe có hiệu quả.

1. Tầm quan trọng của lắng nghe trong giao tiếp

Tại sao chúng ta nên lắng nghe?

Bạn đang xem: Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp

Trong giao tiếp thông thường, lắng nghe có những lợi ích sau đây:

– Thoả mãn nhu cầu của đối tượng. Không có gì chán bằng khi mình nói mà không ai thèm nghe. Vì vậy, khi bạn lắng nghe người ta nói, chứng tỏ bạn biết tôn trọng người khác và có thể thoả mãn nhu cầu tự trọng của anh

– Thu thập được nhiều thông tin hơn. Bằng cách khuyến khích người ta nói bạn sẽ có được nhiều thông tin, từ đó có cơ sở mà quyết định. Bạn càng có được nhiều thông tin thì quyết định của bạn càng chính xác.

– Tạo ra mối quan hệ tốt đẹp với người khác. Khi một người tìm được một người có cảm tình lắng nghe thì sẽ nảy sinh một mối quan hệ tốt đẹp. Lắng nghe giúp tình bằng hữu tăng trưởng và kết quả sẽ là sự hợp tác trong hoạt động.

– Tìm hiểu được người khác một cách tốt hơn. Lắng nghe giúp bạn nắm bắt được tính cách, tính nết và quan điểm của họ, vì họ sẽ bộc lộ con người của họ trong khi nói.

– Giúp người khác có được một sự lắng nghe có hiệu quả. Bằng cách tạo dựng một không khí lắng nghe tốt, bạn sẽ thấy rằng những người nói chuyện với bạn trở thành những người lắng nghe có hiệu quả.

– Lắng nghe giúp chúng ta giải quyết được nhiều vấn đề. Có nhiều vấn đề, nhiều sự mâu thuẫn không giải quyết được chỉ vì hai bên không chịu lắng nghe để hiểu nhau. Bằng sự cởi mở của mình và bằng cách khuyến khích người ta nói, hai bên sẽ phát hiện ra những nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn và cùng nhau đưa ra các giải pháp để thoát sự xung đột đó.

Kỹ năng lắng nghe hiệu quả

2. Các cấp độ lắng nghe

“Nghe” có 5 năm mức độ khác nhau:

– Làm lơ: Thực sự không nghe gì cả.

– Giả vờ nghe: để làm người khác quan tâm bằng cách lặp đi lặp lại một cách máy móc và đôi khi không đúng chỗ như: “ừ, đúng, đúng…”.

– Nghe và chọn lọc (từng phần): tức là chỉ nghe một phần lúc nói chuyện.

– Chăm chú nghe: tập trung chú ý và sức lực vào những lời mình nghe được.

Xem thêm : Những Lời Chúc 20/10 Cho Khách Hàng Đối Tác Hay Độc Đáo

– Nghe thấu cảm: còn rất ít người thực hiện mức độ nghe này, đây là hình thức nghe cao nhất, là đặt mình vào vị trí, tình cảnh của người khác để hiểu được họ có cảm nghĩ như thế nào. Khi nghe thấu cảm bạn sẽ đi sâu vào ý kiến của người khác, qua đó bạn phát hiện, bạn nhìn cuộc đời theo cách nhìn của người khác, bạn hiểu được tâm tư tình cảm của họ.

Các cấp độ của việc NGHE

3. Những rào cản trong lắng nghe

Tốc độ tư duy (Sự khác nhau về tốc độ truyền và nhận tin): tốc độ tư duy của con người cao hơn nhiều so với tốc độ nói, vì vậy khi nghe người khác nói ta thường có thừa thời gian và thường dùng thời gian dư thừa này để suy nghĩ những vấn đề khác, nghĩa là tư tưởng bị phân tán. Do đó khi nói về một vấn đề nào đó bạn nên nói một cách ngắn gọn, không nên dài dòng và cũng không nên nói quá chậm sẽ dễ khiến người nghe mất tập trung.

• Nói trung bình 160 – 180 từ/phút.
• Đọc nhanh gấp 2-3 lần nói.
• Người nghe xử lí thông tin nhanh gấp 2 -3 lần người đọc.
• Con người suy nghĩ nhanh hơn từ 10-20 lần họ nói.

Sự phức tạp của vấn đề: trước những vấn đề phức tạp, đặc biệt khi những vấn đề đó không liên quan đến chúng ta, chúng ta thường có xu hướng chọn con đường dễ nhất, đó là bỏ ngoài tai, không nghe gì cả.

Sự thiếu được tập luyện: lắng nghe là một kỹ năng, để “biết lắng nghe” chúng ta cần phải được luyện tập. Từ nhỏ cho đến khi trưởng thành, chúng ta được rèn luyện nói, viết, đọc nhiều hơn là học cách lắng nghe, đây là một nghịch lý.

Sự thiếu kiên nhẫn: để lắng nghe có hiệu quả chúng ta cần phải biết kiên nhẫn với ý kiến của người khác. Hiện tượng “hai người cùng nói, tranh nhau nói”… do khi nghe người khác nói chúng ta thường bị kích thích, muốn có ý kiến đáp lại và muốn nói ngay ý kiến đó. Nếu không biết kiềm chế, không biết kiên nhẫn nghe người kia thì việc nghe của chúng ta cũng sẽ không hiệu quả.

Sự thiếu quan sát bằng mắt: 80% lượng thông tin được truyền qua các phương tiện phi ngôn ngữ. Vì vậy muốn lắng nghe có hiệu quả, chúng ta không chỉ dùng thính giác mà còn phải dùng cả những giác quan khác, đặc biệt là mắt, để nắm bắt được tất cả thông tin mà người đối thoại phát đi, cả những thông tin thành lời và không thành lời, trên cơ sở đó mới có thể hiểu chính xác ý của người đối thoại.

Những thành kiến, định kiến tiêu cực: nghe là một quá trình nhận thức. Quá trình lắng nghe và kết quả của nó không chỉ phụ thuộc vào thông tin và người phát ra thông tin đó mà cả đặc điểm tâm lý của người nghe, đặc biệt là những thành kiến, định kiến của họ với người cung cấp thông tin.

Những thói quen xấu khi lắng nghe: lười lắng nghe, cắt ngang lời, giả vờ nghe, đoán trước ý người nói…

4. Các bước lắng nghe có hiệu quả

1, Tập trung

Yếu tố đầu tiên để lắng nghe hiệu quả đối tác giao tiếp là tập trung. Tập trung có nghĩa là trong một thời điểm chỉ làm một việc. Nhiều người giao tiếp không thành công vì trong khi lắng nghe người khác truyền tải thông điệp thì để các công việc khác xen vào. Kết quả là thông điệp được truyền tải từ người nói đến người nghe không có chung một cách hiểu như nhau. Tập trung lắng nghe cũng là biểu hiện tôn trọng người nói, giúp người nói có thêm sự tin tưởng để giao tiếp một cách cởi mở hơn.

2, Tham dự

Người nói phải có người nghe, người gửi phải có người nhận. Tham dự trong lắng nghe được biểu hiện bằng sự chú ý của đôi mắt, những cái gật đầu của người nghe. Về ngôn từ là những từ điệm như: dạ, vâng ạ, thế ạ, thật không?…

3, Hiểu

Nhiều cuộc giao tiếp diễn ra trong bối cảnh ông nói gà, bà nói vịt vì không hiểu được thông điệp của giao tiếp. Để hiểu được thông điệp của người gửi, yêu cầu người nghe phải xác định lại thông điệp bằng cách trình bày lại nội dung của người nói theo cách hiểu của mình hoặc bằng cách đặt câu hỏi để xác nhận như: Tôi hiểu như thế này có đúng không? Hoặc ý anh là thế này…?

Xem thêm : Bản chất xã hội của con người

4, Ghi nhớ

“Cái gì cũng chép cũng ghi, không biết thì hỏi tự ti làm gì” là nguyên tắc cơ bản của giao tiếp. Để ghi nhớ thông điệp của quá trình giao tiếp bạn không thể nhớ hết tất cả những gì mà người nói truyền tải. Bạn phải biết chọn lọc những thông điệp chính mà người nói muốn truyền tải. Cách tốt nhất để bạn không quên đi những thông tin cơ bản của một cuộc giao tiếp là trước mỗi cuộc giao tiếp bạn nên chuẩn bị cho mình một cuốn sổ và một cây bút. Đó là những công cụ quan trọng nhất giúp bạn ghi nhớ những thông tin quan trọng của một cuộc giao tiếp.

5, Hồi đáp.

Giao tiếp là một quá trình tương tác hai chiều giữa người gửi và người nhận. Sau khi nhận thông điệp, người nhận giải mã thông điệp bước tiếp theo cần có sự hồi đáp với người gửi. Có đi có lại mới toại lòng nhau, mới có thể hoàn chỉnh quá trình giao tiếp cũng như lắng nghe.

Sơ đồ sau đây mô tả quá trình hồi đáp thông điệp trong giao tiếp.

6, Phát triển

Giao tiếp không phải là một thời điểm là một quá trình. Quá trình hồi đáp là sự chấm dứt cho một chu trình giao tiếp và tìm hiểu thông điệp. Phát triển sẽ giúp cho quá trình giao tiếp được bước sang một chu trình mới. Chu trình lắng nghe được mô tả như trên là một mô hình khép kín và diễn ra liên tục theo chiều xoáy chôn ốc đi lên.

5. Các kiểu lắng nghe

1, Lắng nghe để thu thập thông tin

Mục đích lắng nghe để tìm kiếm dữ liệu hoặc các vấn đề mà ta cần biết. Khi nghe chú ý đến các cử chỉ, điệu bộ, giọng nói để chắt lọc thông tin chính xác, cần thiết. Chủ động nghe và lái câu chuyện theo mục đích của mình bằng một số phương pháp như:

• Đặt câu hỏi
• Phương pháp gợi mở
• Phương pháp khống chế
• Phương pháp cân bằng
• Phương pháp xoay chuyển …

2, Lắng nghe để giải quyết vấn đề

Đòi hỏi người nghe phải có khả năng phân tích, tổng hợp. Một số thủ thuật như ghi nhanh những gợi ý để phản hồi. Cố gắng đoán trước được ý nghĩ của họ. Tổng kết lại toàn bộ câu chuyện, sau đó phân tích và đưa ra thông tin phản hồi.

3, Lắng nghe để thấu cảm

Mọi người đều muốn người khác lắng nghe mình. Lắng nghe để thấu cảm đòi hỏi khéo léo, tế nhị, có hiểu biết và đặc biệt có sự tin tưởng.

• Cố gắng không ngắt lời, tỏ ra hiểu, thông cảm với họ. Chờ thời điểm thích hợp mới nói.
• Dùng câu hỏi để hiểu sâu hơn suy nghĩ của người khác.

Việc thấu hiểu hoàn toàn rất khó nhưng vẫn có thể hiểu, chia sẻ được với người khác